Geplaatst op
Van oudsher ken je natuurlijk de klassieke kasten met enorme lades, waarin je talloze mappen met tabbladen vindt. Een stapje later in de geschiedenis kwamen er computers die het mogelijk maakte om ook digitale documenten op te stellen. Welnu: alles loopt door elkaar heen en je wilt alles op één plek hebben. Dan krijg je te maken met digitaal archiveren door Karmac-digitaliseert.nl. Hoe werkt zoiets?
Wat is een digitaal archief?
Een digitaal archief is qua opzet vergelijkbaar met een fysiek archief, maar de historische documenten en objecten die bewijs leveren van het verleden zijn gedigitaliseerd (vaak door middel van scannen of fotografie, tenzij er überhaupt een document digitaal is gemaakt) en online beschikbaar gesteld. Digitale archieven worden meestal gecreëerd met het doel om historische objecten te bewaren en beschikbaar te stellen aan onderzoekers. Ook bestaan er digitale archieven in het bedrijfsleven. Dat kan belangrijke documentatie over van alles en nog wat zijn, wat voorheen werd bijgehouden op bijvoorbeeld papier in plaats van op een computer.
Voordelen van digitaal archiveren
Digitaal archiveren zal je helpen om:
1. Eenvoudig te kunnen zoeken naar informatie en sneller toegang tot de informatie
2. Beter beheer van bewaartermijnen en opslag te realiseren
3. Papierloze kantoren en processen mogelijk maken
4. Eenvoudig privé gegevens te beheren
Het omzetten van fysieke archieven
Als het gaat om het omzetten van uw informatie, zijn je keuzes om het intern te doen of uit te besteden. Als je het personeel en de apparaten al in huis heeft, kan het de goedkoopste manier zijn om het te doen. Als je echter nog geen digitaal archief hebt, of als je liever jezelf wilt laten focussen op belangrijke bedrijfsfuncties, kan outsourcing op de lange termijn goedkoper zijn als je rekening houdt met wat jouw tijd en die van je medewerkers waard is. Bovendien is het zomaar overzetten van data geen gemakkelijke taak. Je moet met vele dingen rekening houden, omdat er vertrouwelijke informatie in documenten kan staan. Denk maar eens aan de nieuwe AVG-richtlijnen en de privacywet. Dit kan je torenhoge boetes bezorgen als je de mist in gaat. Wil je zeker weten dat alles volgens de regels gebeurt? Dan is een dienst zoals die van Karmac écht onmisbaar.